¿Que es el Timbrado de Recibo de Nómina CFDI?

En la actualidad más de 49 millones de personas reciben algún tipo de salario por sus actividades laborales, pero solo 33.1 millones son trabajadores formales los cuales generan impuestos para el país.

Debido a lo anterior, el Congreso de la Unión a finales del 2013 aprobó una serie de cambios Fiscales con el fin de combatir la evasión fiscal al lograr un mayor control sobre los ingresos que obtienen estas personas físicas y así tener más conocimiento de los impuestos que se recaudarán por concepto de retenciones a sueldos y salarios.

Entre las reformas que tienen relación directa en el ambiente laboral de nuestro país destaca el Timbrado de Nómina para el recibo de nómina., el cual fue aplicado a partir del 1° de enero de 2014, donde los empleadores quedaron obligados a expedir y a entregar recibos de pago de los salarios y prestaciones (nómina) con las mismas características y requerimientos de un Comprobante Fiscal Digital por Internet, también conocido como CFDI.

Benito Celorio, quien es vicepresidente de la Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación (AMEXIPAC),  mencionó los  beneficios del CFDI, los cuales cada día más contribuyentes comprueban, asegurando que cuentan con una mayor eficiencia, que permiten más rapidez en la cobranza, que ayudan en la automatización de los diversos procesos administrativos, en la integración de información contable a sistemas del usuario y en la incorporación al mercado del comercio electrónico.

Por lo anterior se espera que dichos beneficios se apliquen de igual manera a los procesos de generación y Timbrado de Nomina para los recibos de nómina.

En su definición más elemental, timbrar una nómina significa en realidad informar a Hacienda que dicho documento se ha creado, haciéndole saber la información que contiene (todos los pagos efectuados por concepto de prestación de servicios, finiquitos y liquidación, etc.) y con el fin de solicitar que sea autorizado por dicha Institución.

Debido a lo anterior, todos los empleadores de nuestro país deberán timbrar cada uno de los recibos de nómina que generen y entreguen a sus trabajadores a través de un Proveedor Autorizado de Certificaciones (PAC), y dicho trámite deberá cumplir los mismos requisitos que un comprobante fiscal digital por internet (CFDI).

El segundo concepto por el que se deducen impuestos en México son los pagos por salarios, debido a esto Hacienda busca tener mayor control al respecto. Uno de los fines que el SAT busca con esta medida, es tomar la información que se genere con dichos recibos y así regular todos los pagos al Seguro Social y al Infonavit, cabe mencionar que dicha información podrá ser tomada en cuenta por una Junta de Conciliación y Arbitraje en caso de ser necesario

Como todo contador sabe, las empresas deducen ante Hacienda los gastos que tienen por concepto de nómina, pero con esta nueva disposición solo se podrán deducir dichos egresos siempre y cuando los recibos correspondientes estén timbrados y que cuenten con el respectivo Certificado Fiscal Digital por Internet. (CFDI). Es por este motivo por lo que la responsabilidad del timbrado de la nómina para recibos de nómina recae esencialmente en el empleador.

¿Cómo implementar recibos de nómina CFDI ?

Paso 1.- Comparar lo que son  recibo de nómina CFDI y un Comprobante Fiscal Digital por Internet CFDI para saber qué datos tenemos que relacionar.

Paso 2.- Relacionar los elementos principales involucrados en los recibos de nómina y los elementos de un CFDI.

Paso 3.- Identificar de forma detallada los datos que corresponden uno a uno (recibo de nómina por recibo) y qué datos pueden repetirse o tener una relación de uno o varios en un mismo recibo (como lo son las percepciones, deducciones, incapacidad y horas extras).

Es muy importante mencionar que de acuerdo con la reglamentación que el SAT ha publicado, las empresas solo cuentan con 3 días después de la fecha de pago para realizar el timbrado de sus recibos de nómina, de no ser así dicho gasto no podrá ser deducido en su declaración fiscal.

Si una empresa paga su nómina de manera quincenal, entonces deberá contar con dos recibos timbrados al mes por cada uno de sus empleados que haya cobrado.

La Secretaría de Hacienda ha estimado que bajo este nuevo esquema, cada quincena en nuestro país se emitirán hasta 33 millones de timbres.

Para poder emitir dichos comprobantes fiscales por Internet (CDFI) el empleador  deberá contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), así como tramitar el Certificado del Sello Digital y de igual manera elegir a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien le ayudará en dicho proceso acorde con las necesidades de facturación de la empresa.

Puedes encontrar la lista de los Proveedores Autorizados de Certificación en México directamente en la página web del SAT.

Esta página se puede acceder a una lista con más de 70 proveedores autorizados, los nombres de aquellos proveedores que han perdido dicha autorización y los servicios de factura electrónica gratuitos que ofrece.

El SAT recomienda altamente a los contribuyentes que antes de realizar la contratación de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) verifiquen que se encuentren incluidos en la lista correcta y en caso de alguna duda comunicarse al 01 800 46 36 728.

Con la finalidad de facilitar la transición por parte de las empresas hacia este nuevo esquema, en el portal de internet del SAT también están publicados los requisitos para los recibos de nómina vigentes a partir de 2014, con el fin de que los patrones cuenten con toda la información necesaria y puedan adaptar estos requisitos a los sistemas con los que ya cuentan sus empresas.

Cada uno de los recibos de nómina deberá ser procesado por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que el contribuyente escoja, para darle validez al documento.

Debido a que el recibo de nómina se convertirá en un nuevo Comprobante Fiscal Digital, este debe incluir el Complemento Fiscal de Recibo de Nómina, el cual integra la siguiente información:

   Versión

   Registro Patronal

   Número de Empleado

   CURP

   Tipo de Régimen

   Número de Seguridad Social

   Fecha de Pago

   Fecha Inicial del Pago

   Fecha Final de Pago

   Número de días pagados

   Departamento

   Clabe

   Banco

   Fecha de Inicio de Relación Laboral

   Antigüedad

   Puesto

   Tipo de Contrato

   Tipo de Jornada

   Periodicidad del Pago

   Salario Base Cotización Aportaciones

   Riesgo del Puesto

   Salario Diario Integrado

   Percepciones

   Deducciones

   Incapacidades

   Horas Extra

Por lo anterior y debido a la premura por cumplir las indicaciones del SAT y así evitar sanciones y perdidas por no poder deducir el pago de nómina, los servicios de un PAC son altamente necesarios, no olvidemos que la Nómina CFDI no se puede detener.

Tampoco hay que olvidar que existe una prórroga por parte del SAT para poder emitir estos recibos de nómina con CFDI al 1 de Abril de 2014 en los siguientes casos:

1.- Personas físicas con ingresos iguales o inferiores a $500,000 anuales

Podrán continuar expidiendo hasta el 31 de marzo de 2014, comprobantes fiscales en forma impresa o CFD, según corresponda al esquema de comprobación que hayan utilizado en 2013, siempre que el 1 abril de 2014 migren al esquema de CFDI.

2.- Personas físicas con ingresos superiores a $500,000 y personas morales

Podrán diferir la expedición de CFDI por concepto de pago de salarios, así como por las retenciones de contribuciones que efectúen durante el período comprendido del 1 de enero de 2014 al 31 de marzo del mismo año, siempre que el 1 de abril de 2014 hayan migrado totalmente al esquema de CFDI y emitido todos los CFDI de cada uno de los pagos o de las retenciones efectuadas por las que hayan tomado la opción de diferimiento señalada.